Sistem Pemerintahan Berbasis Elektronik (SPBE) adalah penyelenggaraan pemerintahan yang memanfaatkan teknologi informasi dan komunikasi untuk memberikan layanan kepada pengguna SPBE secara terintegrasi. SPBE bertujuan untuk mewujudkan tata kelola pemerintahan yang bersih, efektif, transparan, dan akuntabel serta pelayanan publik yang berkualitas dan terpercaya.
SPBE dilaksanakan dengan prinsip efektivitas, keterpaduan, kesinambungan, efisiensi, akuntabilitas, interoperabilitas dan keamanan.
- Efektivitas merupakan optimalisasi pemanfaatan sumber daya yang mendukung SPBE yang berhasil guna sesuai dengan kebutuhan.
- Keterpaduan merupakan pengintegrasian sumber daya yang mendukung SPBE.
- Kesinambungan merupakan keberlanjutan SPBE secara terencana, bertahap, dan terus menerus sesuai dengan perkembangannya.
- Efisiensi merupakan optimalisasi pemanfaatan sumber daya yang mendukung SPBE yang tepat guna.
- Akuntabilitas merupakan kejelasan fungsi dan pertanggungjawaban.
- Interoperabilitas merupakan koordinasi dan kolaborasi antar Proses Bisnis dan antar sistem elektronik, dalam rangka pertukaran data, informasi, atau Layanan SPBE.
- Keamanan merupakan kerahasiaan, keutuhan, ketersediaan, keaslian, dan kenirsangkalan (nonrepudiation) sumber daya yang mendukung SPBE.
Unsur-unsur SPBE meliputi:
- Rencana Induk SPBE Nasional: disusun berdasarkan Rencana Pembangunan Jangka Panjang Nasional dan Grand Design Reformasi Birokrasi yang bertujuan untuk memberikan arah SPBE yang terpadu dan berkesinambungan secara nasional, memuat visi, misi, tujuan dan sasaran SPBE, arah kebijakan SPBE, strategi SPBE, dan peta rencana strategis SPBE. Rencana Induk SPBE Nasional ini tercantum pada Lampiran Perpres Nomor 95 Tahun 2018 tentang Sistem Pemerintahan Berbasis Elektronik
- Arsitektur SPBE: kerangka dasar yang mendeskripsikan integrasi Proses Bisnis, data dan informasi, infrastruktur SPBE, aplikasi SPBE, dan keamanan SPBE untuk menghasilkan layanan SPBE yang terintegrasi. Arsitektur SPBE terdiri atas Arsitektur SPBE Nasional, Arsitektur SPBE Instansi Pusat, dan Arsitektur SPBE Pemerintah Daerah. Arsitektur SPBE Nasional memuat referensi arsitektur dan domain arsitektur. Referensi arsitektur mendeskripsikan komponen dasar arsitektur baku yang digunakan sebagai acuan untuk penyusunan setiap domain arsitektur sedangkan domain arsitektur mendeskripsikan substansi arsitektur yang meliputi domain arsitektur Proses Bisnis, data dan informasi, Infrastruktur, Aplikasi, Keamanan, dan Layanan SPBE. Arsitektur SPBE Nasional dimuat pada Peraturan Presiden Nomor 132 Tahun 2022 tentang Arsitektur SPBE Nasional dan Surat Edaran Menteri PANRB No.18 Tahun 2022 tentang Keterpaduan Layanan Digital Nasional Melalui Penerapan Arsitektur SPBE dan Peta Rencana SPBE.
- Peta Rencana SPBE: penjabaran dari proses perencanaan penyelenggaraan SPBE IPPD melalui serangkaian program dan/atau kegiatan yang akan dilakukan beserta indikator pencapaian target dan penanggung jawab target tersebut sehingga penyelenggaraan SPBE menjadi terarah dan terpadu. Penyusunan Peta Rencana berpedoman pada Peta Rencana SPBE Nasional, Arsitektur SPBE Pemerintah Daerah, Rencana Pembangunan Jangka Menengah Daerah dan Rencana Strategis Pemda. Peta Rencana SPBE disusun untuk jangka waktu 5 (lima) tahun dan dilakukan reviu pada paruh waktu dan tahun terakhir atau sesuai dengan kebutuhan. Peta Rencana SPBE Pemerintah Daerah minimal meliputi: Tata Kelola SPBE, Manajemen SPBE, Layanan SPBE, Infrastruktur SPBE, Aplikasi SPBE, Keamanan SPBE dan Audit Teknologi Informasi dan Komunikasi (TIK).
- Rencana dan anggaran SPBE: adalah dokumen yang mendeskripsikan program, kegiatan dan pemanfaatan anggaran SPBE. Rencana dan Anggaran SPBE disusun sesuai dengan proses perencanaan dan penganggaran tahunan pemerintah.
- Proses Bisnis: sekumpulan kegiatan yang terstruktur dan saling terkait dalam pelaksanaan tugas dan fungsi baik Instansi Pusat maupun Pemerintah Daerah, yang bertujuan untuk memberikan pedoman dalam penggunaan data dan informasi serta penerapan Aplikasi, Keamanan dan Layanan SPBE.
- Data dan informasi: mencakup semua jenis data dan informasi yang dimiliki oleh IPPD dan/atau diperoleh dari masyarakat, pelaku usaha, dan/atau pihak lain yang penggunaannya mengutamakan berbagi pakai data antar IPPD dengan berdasarkan tujuan dan cakupan, penyediaan akses data dan informasi, dan pemenuhan standar interoperabilitas data dan informasi serta didasarkan pada Arsitektur SPBE Pemda.
- Infrastruktur SPBE: mencakup infrastruktur SPBE Pusat dan Infrastruktur SPBE IPPD. Infrastruktur SPBE Nasional terdiri atas: Pusat Data nasional, Jaringan Intra Pemerintah (JIP), dan Sistem Penghubung Layanan Pemerintah (JIP). Sedangkan Infrastruktur SPBE IPPD terdiri atas: Jaringan Intra IPPD dan Sistem Penghubung Layanan IPPD.
- Aplikasi SPBE: satu atau sekumpulan program komputer dan prosedur yang dirancang untuk melakukan tugas atau fungsi Layanan SPBE. Aplikasi SPBE terdiri atas: aplikasi umum dan aplikasi khusus. Aplikasi umum SPBE merupakan aplikasi SPBE yang sama, standar, dan digunakan secara bagi pakai oleh IPPD. Sedangkan aplikasi khusus merupakan aplikasi yang dibangun, dikembangkan, digunakan, dan dikelola oleh Pemda tertentu untuk memenuhi kebutuhan khusus yang bukan kebutuhan IPPD lain.
- Keamanan SPBE: pengendalian keamanan terpadu dalam SPBE yang bertujuan untuk menjaga kerahasiaan, keutuhan, ketersediaan, keaslian, dan kenirsangkalan (nonrepudiation) sumber daya pendukung SPBE.
- Layanan SPBE: keluaran yang dihasilkan oleh 1 (satu) atau beberapa fungsi aplikasi SPBE dan yang memiliki nilai manfaat. Layanan SPBE terdiri atas: layanan administrasi SPBE dan layanan publik SPBE. Layanan administrasi SPBE yaitu layanan yang mendukung tata laksana internal birokrasi dalam rangka meningkatkan kinerja dan akuntabilitas pemerintah di lingkungan Pemda. Sedangkan layanan publik SPBE yaitu layanan yang mendukung pelaksanaan pelayanan publik di Pemda.
Tata Kelola SPBE adalah kerangka kerja yang bertujuan untuk memastikan terlaksananya pengaturan, pengarahan, dan pengendalian dalam penerapan unsur-unsur SPBE secara terpadu.
Unsur-unsur Tata Kelola SPBE meliputi:
- Arsitektur SPBE: dokumen yang memuat Referensi Arsitektur dan Domain Arsitektur SPBE terdiri dari Domain arsitektur Proses Bisnis, Domain arsitektur Data dan Informasi, Domain arsitektur Layanan, Domain arsitektur Aplikasi, Domain arsitektur Infrastruktur SPBE, dan Domain arsitektur Keamanan SPBE. dokumen Arsitektur SPBE yang menggambarkan keseluruhan Referensi Arsitektur dan Domain Arsitektur SPBE harus terdokumentasi, dilakukan reviu dan evaluasi secara periodik, dan dilakukan pemutakhiran sebagai tindak lanjut hasil reviu dan evaluasi.
- Peta Rencana SPBE: dokumen yang mendeskripsikan arah dan langkah penyiapan dan pelaksanaan SPBE yang terintegrasi. Memuat Tata Kelola SPBE, Manajemen SPBE, Layanan SPBE, Infrastruktur SPBE, Aplikasi SPBE, Keamanan SPBE, dan Audit TIK. Peta Rencana SPBE yang dituangkan dalam rencana kerja dan anggaran dan perlu dilakukan reviu dan evaluasi secara periodik serta dilakukan pemutakhiran sebagai tindak lanjut hasil reviu dan evaluasi.
- Rencana dan anggaran SPBE: disusun sesuai dengan proses perencanaan dan penganggaran tahunan pemerintah berpedoman pada Arsitektur dan Peta Rencana SPBE Pemda DIY.
- Inovasi Proses Bisnis: dokumen yang mendeskripsikan hubungan kerja yang efektif dan efisien antar unit organisasi untuk menghasilkan kinerja sesuai dengan tujuan pendirian organisasi agar menghasilkan keluaran yang bernilai tambah bagi pemangku kepentingan (PermenPANRB No 19 Tahun 2018). Proses Bisnis ini menjadi pedoman dalam penggunaan data dan informasi serta penerapan Aplikasi SPBE, Keamanan SPBE, dan Layanan SPBE.
- Pembangunan Aplikasi SPBE: suatu proses perancangan aplikasi melalui siklus pembangunan aplikasi yaitu Perencanaan, Analisis, Desain, Implementasi, dan Pemeliharaan. Siklus bisa menggunakan salah satu framework yang sudah ada seperti SDLC, RAD, Waterfall, Agile Development Cycle (SCRUM).
- Layanan Pusat Data: penyediaan penyimpanan aplikasi dan data yang memiliki prosedur pengoperasian baku pusat data yang dimanfaatkan oleh seluruh OPD Pemda DIY.
- Layanan Jaringan Intra: bertujuan untuk menjaga keamanan dalam melakukan pengiriman data dan informasi antar simpul jaringan dalam Pemda DIY menggunakan jaringan fisik yang dibangun sendiri atau penyedia jasa layanan jaringan. Perlu adanya dokumentasi operasional dan dokumentasi pemanfaatan Layanan Jaringan Intra pada seluruh unit kerja/perangkat daerah. Dokumentasi operasional dapat berupa SOP, SLA, dan sebagainya sedangkan dokumentasi pemanfaatan layanan dapat menggambarkan utilisasi dari penggunaan Jaringan Intra oleh OPD.
- Sistem Penghubung Layanan: bertujuan untuk memudahkan dalam melakukan integrasi antar Layanan SPBE dan harus diterapkan pada seluruh unit kerja/perangkat daerah.
- Tim Koordinasi SPBE: Tim Koordinasi SPBE adalah para pejabat dalam tim yang diberi tugas untuk mengendalikan, mengarahkan, dan mengevaluasi SPBE, termasuk didalamnya melaksanakan perumusan kebijakan dan penerapan SPBE di Pemda DIY. Tim Koordinasi SPBE dapat disejajarkan dengan Tim Pengarah TIK, Komite Pengarah TIK, ataupun Steering Committee yang dipimpin oleh seorang koordinator yang ditetapkan oleh Kepala Daerah.
- Kolaborasi Penerapan SPBE: merupakan wadah informal untuk pertukaran informasi dan peningkatan kapasitas pelaksanaan SPBE. Forum Kolaborasi SPBE dapat dimanfaatkan untuk penyampaian ide/gagasan SPBE, pengembangan infrastruktur dan Aplikasi SPBE dari kontribusi komunitas TIK, peningkatan kompetensi teknis, perbaikan kualitas Layanan SPBE, penelitian dan kajian pengembangan SPBE, dan penyelesaian masalah untuk kepentingan bersama.
Manajemen SPBE adalah serangkaian proses untuk mencapai penerapan SPBE yang efektif, efisien, dan berkesinambungan, serta layanan SPBE yang berkualitas.
Manajemen SPBE meliputi:
- manajemen risiko
- manajemen keamanan informasi
- manajemen data
- manajemen aset teknologi informasi dan komunikasi
- manajemen sumber daya manusia
- manajemen pengetahuan
- manajemen perubahan
- manajemen Layanan SPBE.
Audit Teknologi Informasi dan Komunikasi adalah proses yang sistematis untuk memperoleh dan mengevaluasi bukti secara objektif terhadap aset teknologi informasi dan komunikasi dengan tujuan untuk menetapkan tingkat kesesuaian antara teknologi informasi dan komunikasi dengan kriteria dan/atau standar yang telah ditetapkan.
Audit TIK terdiri atas:
- audit Infrastruktur SPBE
- audit Aplikasi SPBE
- audit Keamanan SPBE.
Layanan SPBE adalah keluaran yang dihasilkan oleh 1 (satu) atau beberapa fungsi aplikasi SPBE dan yang mempunyai nilai manfaat.
Layanan SPBE terdiri atas:
- layanan administrasi pemerintah berbasis elektronik
- layanan publik berbasis elektronik
- Peraturan Presiden Republik Indonesia Nomor 95 Tahun 2018 Tentang SPBE
- Peraturan Presiden Republik Indonesia Nomor 39 Tahun 2019 Tentang Satu Data Indonesia
- Peraturan Presiden Republik Indonesia Nomor 132 Tahun 2022 Tentang Arsitektur SPBE Nasional
- Peraturan Presiden Republik Indonesia Nomor 82 Tahun 2023 Tentang Percepatan Transformasi Digital dan Keterpaduan Layanan Digital Nasional
- Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Republik Indonesia Nomor 5 Tahun 2020 Tentang Manajemen Risiko SPBE
- Peraturan Menteri Perencanaan Pembangunan Nasional/Kepala Badan Perencanaan Pembangunan Nasional Republik Indonesia Nomor 16 Tahun 2020 Tentang Manajemen Data SPBE
- Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Republik Indonesia Nomor 59 Tahun 2020 Tentang Pemantauan dan Evaluasi SPBE
- Pedoman Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Republik Indonesia Nomor 6 Tahun 2023 Tentang Tata Cara Pemantauan dan Evaluasi Sistem Pemerintahan Berbasis Elektronik
- Peraturan Menteri Komunikasi dan Informatika Nomor 1 Tahun 2023 Tentang Interoperabilitas Data Dalam Penyelenggaraan Sistem Pemerintahan Berbasis Elektronik dan Satu Data Indonesia
- Peraturan Menteri Komunikasi dan Informatika Nomor 16 Tahun 2022 Tentang Kebijakan Umum Penyelenggaraan Audit Teknologi Informasi dan Komunikasi
- Peraturan Badan Riset dan Inovasi Nasional Republik Indonesia Nomor 1 Tahun 2024 Tentang Standar dan Tata Cara Pelaksanaan Audit Infrastruktur dan Audit Aplikasi Sistem Pemerintahan Berbasis Elektronik
- Peraturan Badan Riset dan Inovasi Nasional Republik Indonesia Nomor 2 Tahun 2024 Tentang Pedoman Manajemen Pengetahuan Sistem Pemerintahan Berbasis Elektronik
- Peraturan Daerah Daerah Istimewa Yogyakarta Nomor 3 Tahun 2019 Tentang Pengelolaan dan Pemanfaatan Teknologi Informasi dan Komunikasi
- Peraturan Gubernur Daerah Istimewa Yogyakarta Nomor 31 Tahun 2016 Tentang Sistem Manajemen Keamanan Informasi
- Peraturan Gubernur Daerah Istimewa Yogyakarta Nomor 46 Tahun 2019 Tentang Rencana Aksi Daerah Jogja Smart Province Tahun 2019-2023
- Peraturan Gubernur Daerah Istimewa Yogyakarta Nomor 67 Tahun 2022 Tentang SPBE Pemda DIY
- Peraturan Gubernur Daerah Istimewa Yogyakarta Nomor 22 Tahun 2023 Tentang Arsitektur dan Peta Rencana Sistem Pemerintahan Berbasis Elektronik Pemerintah Daerah
- Peraturan Gubernur Daerah Istimewa Yogyakarta Nomor 23 Tahun 2023 Tentang Satu Data Indonesia Daerah Istimewa Yogyakarta
- Surat Keputusan Gubernur Daerah Istimewa Yogyakarta Nomor 34/KEP/2022 Tentang Pembentukan Forum Satu Data Pembangunan Daerah Istimewa Yogyakarta Tahun 2022
- Surat Keputusan Gubernur Daerah Istimewa Yogyakarta Nomor 4/TIM/2023 Tentang Pembentukan Tim Koordinasi SPBE Pemerintah Daerah Daerah Istimewa Yogyakarta Tahun Anggaran 2023
- Surat Keputusan Gubernur Daerah Istimewa Yogyakarta Nomor 6/TIM/2023 Tentang Pembentukan Tim Pengarah dan Tim Asesor Internal SPBE Pemerintah Daerah Daerah Istimewa Yogyakarta Tahun Anggaran 2023
- Surat Keputusan Gubernur Daerah Istimewa Yogyakarta Nomor 146/KEP/2023 Tentang Agen Perubahan Pemerintah Daerah Daerah Istimewa Yogyakarta
- Surat Keputusan Gubernur Daerah Istimewa Yogyakarta Nomor 192/KEP/2023 Tentang Peta Proses Bisnis Pemerintah Daerah Daerah Istimewa Yogyakarta
- Surat Keputusan Gubernur Daerah Istimewa Yogyakarta Nomor 220/KEP/2023 Tentang Arsitektur dan Peta Rencana SPBE Tahun 2022-2026 Pemerintah Daerah Daerah Istimewa Yogyakarta
- Surat Keputusan Sekretaris Daerah Daerah Istimewa Yogyakarta Nomor 6/SEKDA/I/2023 Tentang Pembentukan Tim Audit Internal Teknologi Informasi dan Komunikasi SPBE Pemerintah Daerah Daerah Istimewa Yogyakarta
- Surat Keputusan Sekretaris Daerah Daerah Istimewa Yogyakarta Nomor 39/SEKDA/V/2023 Tentang Pembentukan Tim Manajemen Risiko SPBE Pemerintah Daerah Daerah Istimewa Yogyakarta Tahun 2023