Surat Edaran Sekda tentang Pemutakhiran Data Sistem Elektronik di Lingkungan Pemda DIY [download] [lampiran 1, lampiran 2]
Pendataan aplikasi dilakukan secara berkala minimal 1 kali dalam 1 tahun. Pendataan aplikasi bertujuan untuk pemutakhiran data aplikasi yang masih digunakan di Pemda DIY. Aplikasi yang tidak terdaftar dalam pendataan akan di diarsipkan dalam repositori dan server akan dihapus agar resoruce dapat digunakan oleh aplikasi lain.
¶ Cara Pendataan Aplikasi dengan Peladen
Dalam rangka meningkatkan efisiensi kapasitas data center, perlu dilakukan pemutakhiran data aplikasi yang dikelola Pemda DIY. Proses pendataan dilaksanakan secara elektronik melalui aplikasi Peladen. Cara mengajukan pendataan aplikasi eksisting adalah sebagai berikut :
1. Buka web browser dan masukan URL Peladen: peladen.jogjaprov.go.id
2. Klik login, dan masukkan username dan password akun Admin OPD
3. Klik menu “Layanan”, kemudian pilih sub-menu “Rekomendasi” dan masukkan nama investasi/sistem elektronik yang akan didaftarkan kemudian klik “Buat Permohonan”.
4. Pada menu "Tracking Layanan", Klik titik tiga pada sebelah kanan list, lalu pilih “Lihat data”.
Lengkapi data sesuai kolom yang tersedia kemudian klik “Simpan data”.
Satu (1) rekomendasi hanya bisa untuk satu (1) aplikasi saja.
5. Untuk pendataan aplikasi baru, pilih metode tandatangan.
- Pada tandatangan elektronik, proses dilakukan dengan menginput NIK dan passphrase TTE. Terdapat pula menu Bagikan Link agar bisa membagikan link kepada atasan agar dapat menandatangani tanpa harus login.
- Pada tandatangan manual, proses tandatangan dilakukan dengan mendownload preview pdf, kemudian upload file yang telah ditandatangani dan discan.
- Untuk pendataan aplikasi eksisting tidak perlu tanda tangan.
Untuk pendataan aplikasi baru, setelah proses ini, tim admin peladen akan melakukan verifikasi dokumen. Setelah rekomendasi disetujui, dapat dilanjutkan ke proses pengajuan subdomain dan hosting pada tahap 6.
Untuk pendataan aplikasi eksisting, proses langsung dilanjutkan dengan melakukan pendataan subdomain dan hosting.
6. Klik menu “Layanan” di sebelah kiri, kemudian pilih sub-menu “Subdomain & Hosting”.
7. Pilih Jenis Permohonan
8. Isikan subdomain. Contoh : ”diskominfo.jogjaprov.go.id". kemudian klik “Cek Domain”
9. Untuk aplikasi eksisting, pilihan paket hosting diabaikan saja. Untuk pendaftaran aplikasi baru, pilih paket hosting yang tersedia apabila dibutuhkan.
10. Pada Nomor Rekomendasi, pilih nomor rekomendasi yang tadi sudah dibuat.
11. Klik “Buat Permohonan”
12. Sama seperti sebelumnya, pada menu Tracking Layanan, klik titik tiga pada sebelah kanan list, lalu pilih “Lihat data” dan lengkapi data sesuai aplikasi kemudian klik “Simpan data”
13. Pilih submenu “Formulir Kategorisasi Sistem Elektronik”
14. Klik “Mulai kuesioner baru” kemudian isikan data sesuai kolom yang ada, klik “Simpan data”
Proses selesai.