¶ Standar Dokumentasi Aplikasi
Dokumen standar penyusunan pembangunan dan pengembangan aplikasi adalah dokumen yang berisi panduan berbagai ketentuan minimum yang harus dipenuhi untuk pembangunan dan pengembangan aplikasi di lingkungan Pemerintah Daerah Daerah Istimewa Yogyakarta. Dokumen siklus pembangunan dan pengembangan aplikasi berisi tentang:
Tahap kajian kebutuhan merupakan kegiatan untuk memulai sebuah pekerjaan dan memastikan bahwa pekerjaan tersebut layak untuk dilaksanakan. Dalam tahap kajian kebutuhan, dihasilkan dokumen yang akan digunakan untuk memastikan bahwa pekerjaan tersebut layak untuk dilakukan dan memenuhi tujuan bisnis atau organisasi yang ada. Aktivitas awal yang dilakukan pada tahap kajian kebutuhan adalah pengajuan dokumen Permohonan Rekomendasi Rencana dan Anggaran SPBE yang yang sekurang-kurangnya berisi:
- Alasan mengapa pekerjaan dilakukan, dan memberikan informasi tentang manfaat, biaya, dan risiko yang terkait dengan pekerjaan.
- Menjelaskan secara singkat mengenai tujuan, cakupan, dan batasan pekerjaan.
- mencantumkan daftar semua pihak yang terlibat dalam pekerjaan, termasuk pengguna, pihak berkepentingan, dan lain-lain. Hal ini akan digunakan sebagai acuan untuk mengidentifikasi kebutuhan dan harapan mereka.
Dokumen ini selanjutnya diunggah ke aplikasi peladen.jogjaprov.go.id sebagai bentuk permohonan rekomendasi dan harus disetujui oleh Diskominfo DIY melalui surat rekomendasi sebelum memasuki tahap perencanaan anggaran. Dokumen surat rekomendasi tersebut merupakan hasil dari tahap kajian kebutuhan yang akan digunakan saat dilakukan evaluasi pekerjaan.
Tahap perencanaan adalah tahap dimana rencana pekerjaan dibuat dengan rinci untuk memastikan bahwa semua aspek pekerjaan telah dipertimbangkan dan direncanakan dengan baik. Dokumen-dokumen ini digunakan untuk membantu tim pelaksana pekerjaan dalam melaksanakan pekerjaan dan memastikan bahwa pekerjaan dapat dijalankan dengan efisien dan efektif. Semua dokumen ini harus disetujui oleh pemangku kepentingan pekerjaan sebelum memasuki tahap pelaksanaan. Dokumen yang dihasilkan dalam tahap perencanaan adalah Kerangka Acuan Kerja (Project Management Plan) yang sekurang-kurangnya memuat:
- Ruang lingkup: menjelaskan batasan dan lingkup pekerjaan, serta memberikan penjelasan tentang produk atau layanan yang akan dihasilkan.
- Uraian pekerjaan: mendetailkan pekerjaan pekerjaan menjadi bagian-bagian yang lebih kecil dan terukur, sehingga memudahkan dalam mengelola dan mengontrol pekerjaan.
- Jadwal: memuat jadwal kegiatan pekerjaan, termasuk tanggal mulai dan selesai setiap aktivitas, ketergantungan antara aktivitas, dan durasi waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan aktivitas tersebut.
- Anggaran/Biaya: memuat perkiraan biaya seluruh aktivitas dalam pelaksanaan pekerjaan.
- Rencana Penjaminan Kualitas: memuat rencana pengelolaan kualitas selama pelaksanaan pekerjaan berlangsung, seperti rencana pengujian, garansi, dan/atau pengendalian kualitas.
- Resource Management Plan: memuat rencana pengelolaan sumber daya selama pelaksanaan pekerjaan, seperti rencana penggunaan sumber daya manusia dan/atau kualifikasi penyedia jasa.
- Communication Management Plan: memuat rencana komunikasi antar stakeholder pekerjaan, termasuk frekuensi, metode, dan format komunikasi.
- Risk Management Plan: memuat rencana pengelolaan risiko selama pelaksanaan pekerjaan, seperti identifikasi risiko, analisis, penilaian, dan respons atas risiko.
- Procurement Management Plan: memuat rencana pengadaan barang atau jasa dari pihak ketiga selama pelaksanaan pekerjaan, seperti perencanaan, pengadaan, dan pengelolaan kontrak.
- Rencana Alih Teknologi: memuat rencana pelaksanaan pelatihan transfer knowledge aplikas dan penggunaan program untuk OPD, serta pelatihan pengembangan dan pemeliharaan aplikasi untuk developer dengan melibatkan Dinas Komunikasi dan Informatika.
Tahap rancang bangun merupakan tahap dimana pekerjaan pengembangan sudah mulai dilaksanakan. Aktivitas yang dilalui pada tahapan ini adalah analisis kebutuhan, perencanaan, dan pembuatan desain dan mockup dari beberapa elemen aplikasi yang kemudian disatukan menjadi satu kesatuan aplikasi yang utuh.
- Analisis kebutuhan dilakukan untuk mengetahui permasalahan apa saja yang mungkin terjadi dalam sistem, serta mengetahui program seperti apa yang pengguna inginkan. Selain itu, pada tahap ini dilakukan juga untuk menganalisis kebutuhan dari pengguna. Pengumpulan data dapat dilakukan dengan berbagai cara, yakni cara observasi, melakukan wawancara, atau mengumpulkan sampel.
- Perencanaan dilakukan untuk mengefisienkan waktu pembuatan software. Bentuk dari perencanaan dapat berupa penyusunan jadwal kerja, pembagian tugas, atau juga dapat berupa algoritma dari program yang akan dibuat.
- Pembuatan desain dan mockup merupakan kegiatan merancang desain dari software berdasarkan hasil dari analisis kebutuhan pengguna. Desain tersebut dapat berbentuk flowchart atau prototype yang nantinya diserahkan kepada programmer untuk dibuat menjadi sebuah program atau software.
Tahap implementasi adalah tahap dimana rencana pelaksanaan pekerjaan diwujudkan dan kontrol pekerjaan dilakukan. Semua dokumen ini harus disimpan dan dikelola dengan baik untuk keperluan audit dan evaluasi pada tahap selanjutnya. Beberapa dokumen yang dihasilkan dalam tahap pelaksanaan, antara lain:
Spesifikasi Aplikasi merupakan dokumen yang berisi deskripsi detail dari aplikasi yang dibangun. Spesifikasi Aplikasi minimal berisi:
- Deskripsi
- Antarmuka aplikasi
- Fitur/menu dan fungsi
- Pengguna aplikasi
- Batasan-batasan
- Asumsi dan Ketergantungan
- Kebutuhan Fungsionalitas Aplikasi
- Use case diagram
- Use case specification
- Sequence diagram
- Kebutuhan data
- ERD (Entity Relationship Diagram)
- Data Definition
Tahap pengujian kelaikan adalah tahap dimana aplikasi yang sudah selesai dibangun diuji dari sisi fungsionalitas, keamanan dan kehandalan untuk memastikan bahwa aplikasi berjalan sesuai dengan rencana dan tujuan yang telah ditetapkan. Pada tahap ini juga dilaksanakan pengujian untuk mengidentifikasi kesalahan dan juga fitur yang tidak sesuai dengan kebutuhan. Jika ditemukan bug maupun kesalahan dalam aplikasi maka aplikasi harus diperbaiki kembali. Dalam tahap ini harus disusun dokumen pengujian aplikasi yang minimal memuat:
- Lingkungan Pengujian Aplikasi
- Metode pengujian Aplikasi: minimal dilaksanakan uji fungsi, uji performa, dan uji keamanan
- Material Pengujian
- Prosedur Pengujian
- Identifikasi Pengujian
- Deskripsi dan Hasil Uji
- Rencana tindak lanjut hasil uji
Setelah aplikasi dinyatakan lulus pengujian kelaikan, maka akan dilanjutkan dengan proses deployment ke server produksi yang dilakukan oleh Diskominfo DIY.
Tahap penutupan dan pemeliharaan adalah tahap dimana semua pelaksanaan pekerjaan diakhiri dengan baik dan lengkap. Dokumen yang dihasilkan dalam tahap penutupan yaitu:
- laporan akhir yang minimal berisi: keseluruhan pelaksanaan pekerjaan, termasuk metodologi, tahapan dan mekanisme kerja, tim pengembangan dan jadwal kerja, hasil analisis, implementasi aplikasi, kendala permasalahan yang dihadapi, tindakan yang diambil selama pekerjaan berlangsung, rekomendasi/saran dan informasi garansi dari produk atau layanan yang dihasilkan dari pelaksanaan pekerjaan.
- Manual book/Buku petunjuk aplikasi adalah dokumen komunikasi teknis yang bertujuan memberikan bantuan untuk penggunaan aplikasi secara jelas dan sederhana dengan disertai tangkapan layar. Dokumen ini terdiri atas panduan untuk user, panduan untuk admin, dan panduan instalasi aplikasi.
- Source code
- Dokumentasi API
- menyerahkan akun administrator kepada pemilik aplikasi.
Tahap evaluasi merupakan review pengembangan dan penggunaan aplikasi yang bertujuan untuk perbaikan kedepannya.
Tahap evaluasi dilakukan secara periodik minimal 1 (satu) kali dalam setahun.
Bahan evaluasi aplikasi dapat diperoleh dari :
- Review tujuan pengembangan aplikasi
- Kecocokan antara rekomendasi rencana dan anggaran SPBE dengan realisasi pengembangan dan penggunaan aplikasi
- Review pengguna aplikasi
- Hasil survey pengguna
- Laporan bug program
Dokumen yang dihasilkan dalam tahap evaluasi setidaknya berisi :
- Tujuan pengembangan aplikasi: Tujuan pengembangan aplikasi tujuan dan latar belakang permasalahan sebelum dilakukan pengembangan aplikasi.
- Laporan penggunaan aplikasi: Laporan penggunaan aplikasi dapat berisi jumlah pengguna, insiden keamanan, keluhan pengguna, penanganan keluhan pengguna dll
- Kesimpulan: Kesimpulan berisi garis besar penggunaan aplikasi yang dikaitkan dengan latar belakang permasalahan sebelumnya atau permasalahan baru yang muncul pada saat penggunaan aplikasi. Penulisan kesimpulan harus berdasarkan dengan kondisi riil penggunaan aplikasi.
- Rekomendasi pengembangan aplikasi kedepan: Rekomendasi aplikasi berisi usulan perbaikan aplikasi untuk memecahkan latar belakang permasalahan baik permasalahan aplikasi.